سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی به کلیه کارهایی گفته می شود که به اتوماتیک سازی کسب و کار ختم می‌شود و این امکان را می دهد که کارها با کمترین دخالت مدیر و به بهترین شکل صورت گیرد و علت سیستم سازی در کسب و کار اینست که این امکان ایجاد می شود که احتیاج کسب و کار به مدیرانشان کمتر شود و حتی زمانی که مدیران سر کارشان نیستند کارها به خوبی پیش رود.
تعریف سیستم
سیستم مجموعه ای از عناصر مرتبط و به هم پیوسته ای است که ارائه و نتیجه و خروجی مشخصی را بوجود می آورد. سیستم کسب و کار تشکیل شده است از افراد، اسناد و ابزار و خروجی (ارائه ،نتیجه) کسب و کار منفعت و سودی است که ایجاد می شود.
اجزای تشکیل دهنده کسب و کار
- افراد: که تشکیل شده اند از کارکنان و تامین کنندگان و همچنین تمامی کسانی که پیشبرد کسب و کار شما موثر هستند.
- اسناد: تمام دستورالعمل‌هایی که در آن کلیه فرایندهای کسب و کار شما توضیح داده شده است مثال مزیت رقابتی، چشم اندازها و …
- ابزار: وسایل و امکاناتی مانند کامپیوتر، وبسایت، سیستم تلفنی ، سامانه پیامکی و نرم افزارهای مربوطه ….هستند که به عنوان بخشی از سیستم کسب و کار قابل بررسی می باشند.
تعریف علمی سیستم سازی
سیستم سازی ساخت و بهینه‌سازی اجزای سیستم برای راندمان بالاتر است. یعنی از کارکنان حرفه ای تر، مسلط تر و قوی‌تر استفاده کنیم، تمامی فعالیت‌ها و فرایندهای کسب‌و‌کار را ثبت کنیم وسندهایی تهیه کنیم که هر کسی مطابق با آن بتواند کسب‌و‌کار را به پیش برد. همچنین از ابزار و تجهیزات با کیفیت ترو حرفه‌ای‌تر استفاده کنیم تا سیستم ما عالی کار کند.
جالب اینجاست که شما احتمالا سیستم کسب‌و‌کار دارید. یعنی کارکنانی دارید. از تجهیزاتی مثل، تلفن، فکس، کامپیوتر و … استفاده می‌کنید. همچنین برای انجام برخی کارها دستورالعمل‌هایی دارید که البته شاید جایی مکتوب نکرده‌اید و در ذهن شما و کارمندان ذخیره شده است! موضوع آن است که باید این سیستم را بهینه‌سازی کنید تا سیستم شما ارتقاء یافته و نهایتا عملکرد بهتری داشته باشد.
علت اساسی سیستم سازی
- وقت مدیر آزادتر می شود: اگر سیستم سازی درست انجام شود ، دیگرلازم نیست مدیردر تمام جزییات و تصمیم‌‌گیری‌های کوچک، خود را درگیر کند. وقت مدیر آزادتر می‌شود و می‌تواند به اندازه کافی متمرکز شود و همچنین به استراحت بپردازد بنابراین باعث عملکرد بالای مدیر در کسب و کارش می شود.
- مدیر به کارهای مدیریتش میپردازد: اغلب مدیران در در کسب وکار خود ، بیشتر مانند یک کارمند خوب کار می‌کنند تا اینکه یک مدیر خوب باشند و کارهایی را انجام می‌دهند که یک کارمند خوب هم می‌تواند به راحتی انجام دهد.کارهایی مانند حسابداری، امور مالی، خرید مواد اولیه و حتی مذاکره با خریداران جزو کارهای یک مدیر نیست.کارهای اساسی مدیر مواردی مانند استخدام، اخراج، انگیزه برای کارکنان، هدف‌گذاری، تعریف پروژه، طراحی استراتژی و …هستند. اگر سیستم سازی انجام ندهید هرگز نمی‌توانید کار هایی که مختص مدیر است را انجام دهید.
- رشد کسب و کار: اگر سیستم سازی انجام ندهید، رشد کسب‌و‌کار شما محدود خواهد شد و در نقطه‌ای متوقف می‌شود. یک نکته بسیار اساسی اینست که مدیران در کارهای بزرگ قطعا به سیستم سازی نیاز دارند.
فرض کنید، می‌خواهید خدمات پس از فروش شما عالی باشد. اگر شما۱۰ مشتری دارید، این کار به راحتی انجام پذیر است و یک کارمند خوب و باهوش به‌راحتی می‌تواند به این ۱۰ نفر خدماتی عالی ارائه بدهد. اگر کسب‌و‌کار شما ۱۰۰۰ یا حتی ۱۰۰۰۰۰ مشتری داشته باشد، دیگر امکان‌پذیر نیست که صرفا با نیروی انسانی عالی و باهوش کار را پیش ببرید. شما به سیستمی نیاز دارید که شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار و برنامه‌ریزی دقیق می باشد تا کسب و کار شما بتواند به چند هزار نفر خدمات بدهد.
پس برای موفقیت در کسب و کارتان باید سراغ سیستم سازی در کسب و کار بروید