فرض کنید وارد یک بنگاه املاک در یک منطقه پرمعامله شهر می‌شوید. چهار مشاور پشت میز نشسته‌اند. هرکدام دفترچه‌ای دارند که داخل آن شماره مالک‌ها، قیمت‌ها و مشخصات ملک نوشته شده است.

در همین لحظه مشتری وارد می‌شود و می‌گوید:

«دنبال یک واحد ۱۲۰ متری نوساز هستم.»

مشاور اول چند صفحه دفتر را ورق می‌زند.

مشاور دوم می‌گوید: «فکر کنم یه فایل داشتیم.»

مشاور سوم در واتساپ به دنبال فایل می‌گردد.

در نهایت ۱۵ دقیقه زمان می‌گذرد تا شاید یک فایل مناسب پیدا شود.

جالب اینجاست که همان فایل ممکن است قبلاً به مشتری دیگری معرفی شده باشد یا حتی فروخته شده باشد اما چون سیستم یکپارچه فایل و مشتری در املاک وجود ندارد، اطلاعات به‌روز نیست.

برای مثال، یک پروژه مانند پیش فروش پروژه شهرزاد ممکن است چندین بار به مشتریان مختلف پیشنهاد داده شود، اما اگر سیستم ثبت و پیگیری وجود نداشته باشد، مشاوران نمی‌دانند کدام مشتری قبلاً آن را دیده یا درباره آن صحبت کرده است.

این دقیقاً جایی است که نبود سیستم یکپارچه فایل و مشتری در املاک باعث اتلاف زمان، کاهش اعتماد مشتری و از دست رفتن معاملات می‌شود.